Yazı İşleri Müdürlüğü

Orhan BULUT

Yazı İşleri Müdürü

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREVLERİ

1- Meclis'in toplanması ile ilgili ilan ve duyuruların süresinde ilgililere ulaştırılmasının sağlanması,

2- Meclis toplantılarına ait gündem ve eklerinin divana düzenli bir şekilde sunulmasının sağlanması,

3- Meclis Başkanlığınca komisyonlara havale edilen tekliflerin seyrinin takip edilmesi,

4- Komisyonlardan düzenlenen raporların kaydının yapılarak rapor ve eklerinin çoğaltılması sağlanarak Meclis üyeleri ve ilgililere zamanında dağıtılmasının sağlanması,

5- Meclis oturumlarının ses veya görüntü kayıt cihazları ile kaydının yazılarak zapta geçirilmesinin sağlanması,

6- Tutanaklara, uygun olarak Meclis kararlarının yazılması, kontrolü, Meclis Kâtip ve Başkanına imzalatılması,

7- Meclis kararlarının Valiliğe süresi içerisinde sunulmasının sağlanması ve takibi,

8- Meclis Kararlarının usulüne uygun olarak ilan edilmesi ve meclis üyelerine duyurulmasının sağlanması,

9- Meclis ve İhtisas Komisyonlarını çalışmalarına müteakip ödenecek huzur hakları ile ilgili puvantajların hazırlanması

10- Birimi ilgilendiren mevzuatın takibi ve uygulanmasının sağlanması,

11- Meclis Üyelerinin yoklama cetvellerinin düzenli bir şekilde tutulmasının sağlanması,

12- Meclis Başkanı tarafından komisyonlara havale edilen önerge, yazı ve benzeri evrakların ilgili komisyon başkanlarına ulaştırılması,

13- Komisyonların diğer Kamu Kurum ve Kuruluşları ile yapacağı yazışmaları düzenleyip koordine etmek,

14- Komisyonlarca hazırlanan raporların yazılıp imzalanmasını ve Meclis Başkanlığına ulaştırılmasını sağlamak,

15- İhtiyaç duyulması halinde Komisyona yardımcı olmak üzere teknik eleman, bilirkişi temini için gerekli çalışmaları yapmak.

16- Amirlerin ve mevzuatın verdiği benzer nitelikteki diğer iş ve· işlemlerin yapılması.

17- İl Genel Meclisinde alınan kararların Meclis karar defterine kaydedilmesi ve üyelere imzalatılması

18- Meclisin güvenlik ve temizlik işlerinin organizasyonlarında bulunmak,

19- Meclis Üyelerinin, İhtisas Komisyonlarının ve Meclis faaliyetleri için gereken ihtiyaçları ve binek araçları temin edilmesinde

20- Organizasyonu ve irtibatı sağlamak,

21- Meclis Başkanlık Divanının, parti gruplarının İl Genel Meclisi üyelerinin tanınma ve tanıtmak faaliyetlerinde bulunmak,

22- Sivil toplum Örgütleri, vatandaşlar ve Devlet Kurum ve Kuruluşları ile meclisin yapacağı ortak programları organize etmek,

23- İl Genel Meclisimizin kararları ile İl Özel İdaresi bütçesinden yapılan tesislerin açılış programları ve tanıtımlarını yapmak. Ayrıca bütçenin bütçeden ödenek ayrılarak diğer kuruluş ve kurumların yaptığı tesislerin açılışını yapmak,

Encümen:

1- Encümen Başkanı'nın emir ve gözetimi doğrultusunda encümen gündeminin hazırlanması ve hazırlanan gündemin encümen üyelerine

dağıtılması,

2- Encümen gündeminin gündem sırasına göre Encümen Karar Defterine kaydedilmesi,

3- Encümene görüşülmek üzere gönderilen, ancak usul ve esas yönünden eksik olan belgelerin gerekçeleriyle birlikte ilgili birimlere geri

gönderilmesi,

4- Tamam, olan evrakların, Encümen gündemine alınmak üzere kaydedilmesi,

5- Encümen toplantıları konusunda ilgilileri haberdar ederek toplantı mekânının hazır bulundurulması,

6- Encümende alınan kararların varsa muhalefet şerhleriyle beraber

7- Encümen Karar Defterine kaydedilmesi ve üyelere imzalattırılması,

8- Encümende verilen kararların raportörlük görevinin yapılması,

9- Encümende görüşülen karalarla ilgili tutanakların düzenlenmesi,

10- Encümen kararı olarak işlemi tamamlanan dosyaların ilgili birimlere gönderilmesi,

11- İl Encümenin aynı zamanda 2886 sayılı Devlet İhale Kanununa göre ihale komisyonu olmasından dolayı, ihale komisyonu sekretarya hizmetlerinin yürütülmesi,

Evrak Kayıt ve Arşiv Çalışmaları:

1- İdare içi ve dışı yazışmaların dağıtım ve koordinasyonunun sağlanması,

2- İdare içi Valilik ve Genel sekreterlik emirlerinin, yönetmelik, yönerge, genelge ve talimatlarını yazı şeklinde düzenleyerek ilgili birim ve kurumlara dağıtımının sağlanması,

3- İdareye gelen tüm evrakların kayıt altına alınarak ilgili birimlere dağıtımının sağlanması,

4- Doküman yönetim sisteminin oluşturulması evrak dolaşımının sayısal ortama (bilgisayar) aktarılması,

5- Arşiv mevzuatı gereği "Arşiv Yönetmeliği'nin ve "Dosya Tasnif ve Saklama Planlarının hazırlanması, güncellenmesi ve uygulanmasının sağlanması,

6- Belirli bir süre saklanması gereken arşivlik malzeme için "Birim Arşivi" kurulması,

7- İl Özel İdaresi ve bağlı birim arşivlerinin düzenlenmesi çalışmalarının koordine edilmesi ve bu konuda gerekli danışmanlık hizmetinin verilmesi ve sonuçların izlenmesi,

8- Birim arşivlerinden kurum arşivine evrak intikalinin gerçekleşmesinin takibi ve kontrolü,

9- Kurum arşivinin kurulması ve yönetimi,

10- Birim ve kurum arşivlerinin elektronik ortamda değerlendirilmesi ve bu amaçla projeler üretilmesi,

11- Kurum Arşivine gelen malzemelerden muhafazasına gerek kalmayanların ayıklanması için komisyon oluşturulması ve komisyon kararları doğrultusunda imha işlemlerinin yürütülmesi,

12- Ayıklama ve imha işlemleri neticesinde, kurum arşivinde saklanmak üzere kalan malzemelerin mevzuata göre tasnif edilmesi,

13- Birim arşivi ve kurum arşivi bünyesindeki arşivlerin ve arşiv malzemelerinin her türlü zarar ve zararlılardan korunması,