Yazı İşleri Müdürlüğü
Orhan BULUT
Yazı İşleri Müdürü
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREVLERİ
1- Meclis'in toplanması ile ilgili ilan ve duyuruların süresinde ilgililere ulaştırılmasının sağlanması,
2- Meclis toplantılarına ait gündem ve eklerinin divana düzenli bir şekilde sunulmasının sağlanması,
3- Meclis Başkanlığınca komisyonlara havale edilen tekliflerin seyrinin takip edilmesi,
4- Komisyonlardan düzenlenen raporların kaydının yapılarak rapor ve eklerinin çoğaltılması sağlanarak Meclis üyeleri ve ilgililere zamanında dağıtılmasının sağlanması,
5- Meclis oturumlarının ses veya görüntü kayıt cihazları ile kaydının yazılarak zapta geçirilmesinin sağlanması,
6- Tutanaklara, uygun olarak Meclis kararlarının yazılması, kontrolü, Meclis Kâtip ve Başkanına imzalatılması,
7- Meclis kararlarının Valiliğe süresi içerisinde sunulmasının sağlanması ve takibi,
8- Meclis Kararlarının usulüne uygun olarak ilan edilmesi ve meclis üyelerine duyurulmasının sağlanması,
9- Meclis ve İhtisas Komisyonlarını çalışmalarına müteakip ödenecek huzur hakları ile ilgili puvantajların hazırlanması
10- Birimi ilgilendiren mevzuatın takibi ve uygulanmasının sağlanması,
11- Meclis Üyelerinin yoklama cetvellerinin düzenli bir şekilde tutulmasının sağlanması,
12- Meclis Başkanı tarafından komisyonlara havale edilen önerge, yazı ve benzeri evrakların ilgili komisyon başkanlarına ulaştırılması,
13- Komisyonların diğer Kamu Kurum ve Kuruluşları ile yapacağı yazışmaları düzenleyip koordine etmek,
14- Komisyonlarca hazırlanan raporların yazılıp imzalanmasını ve Meclis Başkanlığına ulaştırılmasını sağlamak,
15- İhtiyaç duyulması halinde Komisyona yardımcı olmak üzere teknik eleman, bilirkişi temini için gerekli çalışmaları yapmak.
16- Amirlerin ve mevzuatın verdiği benzer nitelikteki diğer iş ve· işlemlerin yapılması.
17- İl Genel Meclisinde alınan kararların Meclis karar defterine kaydedilmesi ve üyelere imzalatılması
18- Meclisin güvenlik ve temizlik işlerinin organizasyonlarında bulunmak,
19- Meclis Üyelerinin, İhtisas Komisyonlarının ve Meclis faaliyetleri için gereken ihtiyaçları ve binek araçları temin edilmesinde
20- Organizasyonu ve irtibatı sağlamak,
21- Meclis Başkanlık Divanının, parti gruplarının İl Genel Meclisi üyelerinin tanınma ve tanıtmak faaliyetlerinde bulunmak,
22- Sivil toplum Örgütleri, vatandaşlar ve Devlet Kurum ve Kuruluşları ile meclisin yapacağı ortak programları organize etmek,
23- İl Genel Meclisimizin kararları ile İl Özel İdaresi bütçesinden yapılan tesislerin açılış programları ve tanıtımlarını yapmak. Ayrıca bütçenin bütçeden ödenek ayrılarak diğer kuruluş ve kurumların yaptığı tesislerin açılışını yapmak,
Encümen:
1- Encümen Başkanı'nın emir ve gözetimi doğrultusunda encümen gündeminin hazırlanması ve hazırlanan gündemin encümen üyelerine
dağıtılması,
2- Encümen gündeminin gündem sırasına göre Encümen Karar Defterine kaydedilmesi,
3- Encümene görüşülmek üzere gönderilen, ancak usul ve esas yönünden eksik olan belgelerin gerekçeleriyle birlikte ilgili birimlere geri
gönderilmesi,
4- Tamam, olan evrakların, Encümen gündemine alınmak üzere kaydedilmesi,
5- Encümen toplantıları konusunda ilgilileri haberdar ederek toplantı mekânının hazır bulundurulması,
6- Encümende alınan kararların varsa muhalefet şerhleriyle beraber
7- Encümen Karar Defterine kaydedilmesi ve üyelere imzalattırılması,
8- Encümende verilen kararların raportörlük görevinin yapılması,
9- Encümende görüşülen karalarla ilgili tutanakların düzenlenmesi,
10- Encümen kararı olarak işlemi tamamlanan dosyaların ilgili birimlere gönderilmesi,
11- İl Encümenin aynı zamanda 2886 sayılı Devlet İhale Kanununa göre ihale komisyonu olmasından dolayı, ihale komisyonu sekretarya hizmetlerinin yürütülmesi,
Evrak Kayıt ve Arşiv Çalışmaları:
1- İdare içi ve dışı yazışmaların dağıtım ve koordinasyonunun sağlanması,
2- İdare içi Valilik ve Genel sekreterlik emirlerinin, yönetmelik, yönerge, genelge ve talimatlarını yazı şeklinde düzenleyerek ilgili birim ve kurumlara dağıtımının sağlanması,
3- İdareye gelen tüm evrakların kayıt altına alınarak ilgili birimlere dağıtımının sağlanması,
4- Doküman yönetim sisteminin oluşturulması evrak dolaşımının sayısal ortama (bilgisayar) aktarılması,
5- Arşiv mevzuatı gereği "Arşiv Yönetmeliği'nin ve "Dosya Tasnif ve Saklama Planlarının hazırlanması, güncellenmesi ve uygulanmasının sağlanması,
6- Belirli bir süre saklanması gereken arşivlik malzeme için "Birim Arşivi" kurulması,
7- İl Özel İdaresi ve bağlı birim arşivlerinin düzenlenmesi çalışmalarının koordine edilmesi ve bu konuda gerekli danışmanlık hizmetinin verilmesi ve sonuçların izlenmesi,
8- Birim arşivlerinden kurum arşivine evrak intikalinin gerçekleşmesinin takibi ve kontrolü,
9- Kurum arşivinin kurulması ve yönetimi,
10- Birim ve kurum arşivlerinin elektronik ortamda değerlendirilmesi ve bu amaçla projeler üretilmesi,
11- Kurum Arşivine gelen malzemelerden muhafazasına gerek kalmayanların ayıklanması için komisyon oluşturulması ve komisyon kararları doğrultusunda imha işlemlerinin yürütülmesi,
12- Ayıklama ve imha işlemleri neticesinde, kurum arşivinde saklanmak üzere kalan malzemelerin mevzuata göre tasnif edilmesi,
13- Birim arşivi ve kurum arşivi bünyesindeki arşivlerin ve arşiv malzemelerinin her türlü zarar ve zararlılardan korunması,
